Effektivitet og produktivitet er viktig i dagens samfunn. Dette gjelder all form for kommunikasjon som epost, forum, bloggkommentarer, chat og support, både skriftlig og muntlig. Du sparer mye tid både for deg selv og de du sender til dersom du får med mest mulig av det vesentlige og kutter ut det uvesentlige. Ikke alle vet hva de vil, men det er viktig å i alle fall prøve å gjøre et forsøk.

Dilbert - kommunikasjonsproblemer

Her er noen punkter du bør sørge for å få med:

  • Vit hva du ønsker å oppnå, og sett deg et mål med kommunikasjonen. En god teknikk er å sjekke at meldingen gir svar på følgende spørsmål: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når?
  • Gi entydige, beskrivende beskjeder, dette gjelder spesielt overskrifter i eposter.
  • Si det viktigste først. Skal du meddele flere ting, del det gjerne opp i punkter og ikke bland sammen flere ting.
  • Tenk igjennom om du sender til riktig person(er).
  • Unngå å sende for mye informasjon. Hold deg til tema, unngå store vedlegg og klipp bort det som ikke er nødvendig. I epost bør du sitere riktig. Eksempelvis trenger du ikke å sende innbydelsen som vedlegg; Klipp heller teksten direkte inn i eposten.
  • Bruk riktig kommunikasjonsmiddel. Jeg er stor fan av skriftlig elektronisk kommunikasjon, men noen ganger er det raskere å avklare over telefon.
  • Ikke vær uhøflig. Legg følelsene på hylla og prøv å hold deg nøytral, spesielt i skriftlig informasjon. Supportmeldinger som drypper av syrlige kommentarer og grenser til personlig trakassering blir sjelden prioritert.
  • Kilder du har brukt bør henvises til i kommunikasjonen. Da virker du også mer seriøs og underbygger dine argumenter.

Eksempler på dårlig kommunikasjon

For tiden har jeg mest problem med det første punktet. Jeg jobber mye med IT support hvor folk generelt legger veldig lite av sjelen sin i å få fram det jeg trenger å vite. Her er noen eksempler på supportmeldinger:

Får ikke opp ordentlig flyfoto. HASTER!

Vi har 2 programmer som kan vise flyfoto, både på terminalserver og lokalt på maskinene. Det hadde med andre ord vært kjekt om vedkommende hadde skrevet hvor han ikke får opp flyfoto.

Hvem som hadde registrert saken kunne jeg se, ettersom denne ble registrert i supportsystemet vårt. Når han ønsker saken løst er tydelig presisert, men vi kan kanskje anta at dette bare gjelder en person, og da er ikke saken prioritert høyere enn andre saker. Dersom han er interessert i å få løst saken fort er det også en idé å si noe om hvorfor. Det hadde også vært kjekt om det ble beskrevet litt mer konkret hva som ikke virker. Ofte viser det seg at grunnen til at man ikke får det opp er at man ikke får logget på i det hele tatt, kanskje på grunn av feil passord. Da er meldingen rett og slett bare misvisende.

Får feilmeld. i Extens

Her var det ikke mye å gå etter: Navnet på programmet og at det er en feilmelding. Ikke noe om hvilken feilmelding eller hva hun gjør når den oppstår. Er hun virkelig hjelpsom kanskje hun spør andre også, så vi får vite om det er andre som får samme feilmelding.

Masse dataproblemer kk-skole Vennersberg. Nesten ingen maskiner i 2. etg. starter. Flere maskiner på kursrom har feil oppløsning. 2 skrivere i studiehall trenger service: HP 4100 maintenance

“Masse dataproblemer” er litt vagt. Det samme er “nesten ingen maskiner” og “flere maskiner”. Det står klistrelapper med navn på alt utstyr vi har ute, så det hadde vært greit om det hadde stått hvilke maskiner det gjelder. HP LaserJet 4100 skrivere har display, og i disse står det stort sett alltid hva slags del som trenger vedlikehold.