Jeg får ikke presisert det mange nok ganger for de som bruker forskjellige IT-systemer: Bruk data-feltene til det de er ment for. Det høres kanskje banalt ut, men jeg ser gang på gang at regelen brytes.

For å illustrere litt kan jeg ta et eksempel. I GAB-registeret som kommunen drifter finnes det et fritekst-datafelt, eller kommentarfelt om du vil. Dette kan brukes til hva som helst i utgangspunktet, men man bør ha et bevisst forhold til hva man legger der. I vårt tilfelle ble det lagt informasjon om fyringsanlegg og brenseltanker i registeret, hvis jeg ikke husker feil. Feltet lå tilgjengelig der, ble ikke brukt til noe, og var raskt og enkelt å fylle inn.

Når de først fant ut at de skulle legge det der, er det en del ting man må huske på.

  • Hvorfor skal det ligge informasjon om brenseltanker i GAB?
  • Finnes det andre steder det passer bedre å legge informasjon om brenseltanker?
  • Dersom det skulle dukke opp et annet fagsystem hvor informasjonen passer bedre, hvordan skal man klare å eksportere dataene fra fritekstfeltet og overføre dette til det andre fagsystemet? Hvilket gir oss følgende spørsmål?
    • Dekker datatypen (i dette tilfellet fritekstfelt) kravet vi har til å lagre dataene?
    • Hvilke kostnader er knyttet til eksport av data til et annet fagsystem?
    • Hvilken informasjon om brenseltanker skal lagres i feltet (serienummer, type, kWh, alder etc.), og i hvilket format?
  • GAB-registeret er underlagt datatilsynets krav. Finnes det hjemmel for å legge informasjon om brenseltanker i GAB?
  • I få fall, finnes det hjemmel for å spre denne informasjonen til andre. Hvordan skal man i så fall forhindre det, dersom noe informasjon skal ut og andre ikke?

Jeg skal ikke gi noen fasit, men det finnes nå et annet fagsystem for brenseltanker i kommunen. Dataene fra GAB ble ikke overført til dette fagsystemet grunnet høye konverterings-kostnader. Som regel er det en grunn til at fagsystemer er bygget opp slik de er. Derfor bør man være varsom med å bruke datafelter til noe annet enn nøyaktig det det er tiltenkt.

Og for dere som utvikler fagsystemer: Vennligst gi brukeren minst mulig valg. Skal du ha inn et felt med telefonnummer, bruk teknikker for at brukeren ikke kan få lagt inn annet enn et telefonnummer i feltet. For eksempel 8 siffer, dersom bare norske telefonnummer skal lagres.