Auduns IT weblogg

Jeg har tatt opp den umulige kampen om å få vår kommune til å sitere og bruke signaturer riktig i epost. Sender du epost bør du absolutt lese videre.

Når du besvarer en epost finnes det hundrevis av feil måter å gjøre ting på, og da bare når det gjelder sitering. Det første du skal gjøre er å anskaffe et epost- program som gir deg muligheten til å gjøre ting riktig. Vi kan derfor stort sett utelukke Microsoft Outlook 2003 eller nyere, og så vidt jeg vet Apple Mail (i følge andrehåndsopplysninger). Ironisk nok klarer Microsoft Outlook 2000 å gjøre jobben stort sett greit, dersom du bruker den sammen med Outlook Quotefix. Dette fungerer nesten i Outlook 2003 også, men det er noen småproblemer i forhold til bryting av tekst. Så vidt jeg vet fungere stort sett alle andre store epost- programmer greit.

Ren tekst

Det første du skal gjøre i epost- programmet ditt er å skru av HTML- epost. Det er stygt, uprofesjonelt, utilgjengelig, unødvendig og bruker ekstra båndbredde. Dessuten er det større sjanse for at den ender opp i et spamfilter, og HTML kan skjule skadelig kode, så dette bør alle ha interesse av.

Det skulle sørge for at vi slipper glorete bakgrunnsbilder, 72 punkters rosa Barbie- skrift og animerte bilder i signaturen. Ok, da står vi igjen med en epost i ren tekst hvor mottakeren selv kan velge hvilken skriftstørrelse den skal være i, slik at den blir mest mulig leselig. Dessuten kan du lese eposten i en hvilken som helst teksteditor.

La oss si at vi tar utgangspunkt i en typisk epost.

Sitér kun det nødvendigste

Så kommer vi til siteringen. RCF 1855 er en anbefaling som sier noe om hvordan det bør gjøres. Blant annet at du kun skal sitere det som er nødvendig. Du sløser med tiden til mottakeren dersom du sender en lang epost videre hvor bare noen setninger er relevant. Derfor bør du ta deg tiden til å ta ut det som ikke er relevant for mottakeren eller for sammenhengen i eposten. Du kan gjerne vise at noe er tatt ut ved å legge inn [...], [snip] eller lignende. Epostprogrammet skal også bruke et siteringstegn forran det som er sitert. Det står ikke noe om dette i RFC 1855, men “>” er typisk brukt. De aller fleste epostlesere tillater deg å konfigurere dette.

Synes du det ser rotete ut når det blir mange svar fram og tilbake, bytter du bare til en epostleser med brukbar fargekoding av sitater.

Topp-posting er unaturlig

Men dette er ikke det vanskeligste å oppfostre folk til. Det som gjør at du må snu hele epost- tankegangen på hode er at du ikke skal topp-poste. Topp-posting vil si at du hele tiden lar sitatet ligge nederst i eposten og svarer øverst. Når man tenker på det er det helt unaturlig. I Norge og alle vestlige land leser vi fra toppen og ned. Skal du lese hele korrespondansen i en slik epost må du faktisk hoppe nederst i eposten, lese deg litt nedover, hoppe opp et stykke og lese ned til der du startet osv. Den naturlige måten å gjøre det på er å svare etter spørsmålet, som i en muntlig dialog.

Eposten med “inline” kommentarer ser jo åpenbart bedre ut.

Signatur

Så var det signaturen. Signaturen inneholder gjerne en kort hilsen og kontaktopplysninger, men for min del kan du legge inn akkurat hva du vil. Stort sett bryr jeg meg ikke om å lese den likevel. Men det er en ting du må gjøre riktig, og det er hvordan du starter signaturen. Det må være pinlig korrekt, nærmere bestemt:
<bindestrek><bindestrek><mellomrom><linjeskift>

Denne strengen bruker epostleserne for å lokalisere signaturen, for å fjerne den når epost besvares. Når du besvarer en epost er det jo din signatur som skal stå der, og ikke den du mottok eposten fra. På den måten slipper andre å ta vekk signaturen manuelt når de besvarer eposten din.

Ikke overbevist, sier du?

Jasså, du tror fortsatt ikke dette er den beste måten å gjøre det på? Ta en titt på de to eksemplene en gang til. En med feil sitering og en med riktig sitering. Kan du alvorlig talt, med hånden på hjertet, si at den første er best?